Etyka

Kluczowym dokumentem regulującym standardy postępowania dla pracowników i otoczenia biznesowego jest Kodeks Etyki. Zgodnie z jego zapisami w Spółce tworzone są przyjazne, szanujące różnorodność warunki pracy. Kategorycznie odrzucane są wszelkie formy dyskryminacji, ze szczególnym uwzględnieniem płci, rasy, wieku, pochodzenia, religii, niepełnosprawności, światopoglądu, orientacji seksualnej, statusu społecznego, stanu cywilnego, przynależności do partii politycznych lub związków zawodowych. W 2023 roku nie odnotowano jakichkolwiek form dyskryminacji w Spółce.

Prawo do zgłaszania wątpliwości dotyczących naruszeń zasad lub standardów etycznych przysługuje zarówno pracownikom, jak i podmiotom zewnętrznym. Wszystkie zgłoszenia są rozpatrywane z należytą starannością i gwarancją zachowania poufności. W minionym roku do rzecznika trafiło 10 spraw zakwalifikowanych jako pytania i zgłoszenia.

W GAZ-SYSTEM obowiązuje „Procedura przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym”, która określa mechanizmy antykorupcyjne i zasady zgłaszania w tym zakresie. Pracownicy GAZ-SYSTEM oraz jego reprezentanci zobowiązani są do przestrzegania wszystkich regulacji ustawowych, wytycznych organów administracji i innych organów państwa odnoszących się do zasad i działań antykorupcyjnych. Bezwzględnie zabronione jest podejmowanie, uczestniczenie, promowanie, podżeganie do jakichkolwiek działań o charakterze korupcyjnym.

W przyjętej w 2023 roku „Polityce Antykorupcyjnej” firma deklaruje bezwzględne przestrzeganie zasady „zero tolerancji dla korupcji”. Priorytetem jest eliminacja czynników zwiększających ryzyko wystąpienia korupcji w ramach prowadzonej działalności Spółki. Kierownictwo GAZ-SYSTEM zobowiązuje się do pełnego zaangażowania w działania związane z utrzymaniem i ciągłym doskonaleniem systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.  Wszyscy pracownicy i współpracownicy GAZ-SYSTEM jak również partnerzy, dostawcy i klienci, zobowiązani są do przestrzegania niniejszej Polityki, w tym do rzetelnego i uczciwego działania, zgodnego z poniższymi zasadami:

• zabronione jest branie udziału w jakichkolwiek działaniach mających znamiona korupcji, polegających na oferowaniu, obiecywaniu, dawaniu, akceptowaniu, żądaniu lub ubieganiu się o nienależne korzyści finansowe lub niefinansowe, w szczególności w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych,
• zabronione jest stosowanie jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób, które odmówiły wręczenia bądź przyjęcia nienależnych korzyści,
• każda osoba biorąca udział w zdarzeniu noszącym znamiona korupcji, będąca jego świadkiem lub posiadająca informacje na temat takiego zdarzenia, zobowiązana jest do niezwłocznego jego zgłoszenia.

Zagadnienie dotyczące przeciwdziałania korupcji opisuje także Kodeks postępowania dla dostawców. Są oni zobowiązani do zapobiegania korupcji i przekupstwu, informowania o zaobserwowanych nieprawidłowościach, a także do unikania wszelkich form korupcji.

Wymogi GAZ-SYSTEM stawiane wobec dostawców:

• zapobiegać korupcji i przekupstwu (w tym wręczaniu prezentów),
• informować przedstawicieli GAZ-SYSTEM o zaobserwowanych nieprawidłowościach, naruszeniach obowiązujących zasad i polityk, bądź przypadkach korupcji czy przekupstwa,
• nie uczestniczyć w jakiejkolwiek formie korupcji czy przekupstwa,
• nie oferować ani nie przekazywać pracownikom GAZ-SYSTEM prezentów pieniężnych w jakiejkolwiek formie i sumie, korzyści materialnych i niematerialnych, korzyści bądź obietnicy korzyści, której propozycja może być interpretowana jako próba wpłynięcia na decyzję GAZ-SYSTEM dotyczącą wyboru dostawcy,
• stworzyć system umożliwiający pracownikom zgłaszanie przypadków łamania zasad etycznych oraz umożliwiający szybkie reagowanie i eliminowanie naruszeń.

W 2023 roku w Spółce nie potwierdzono jakichkolwiek przypadków korupcji. Nie odnotowano także istotnych przypadków naruszenia obowiązujących praw i regulacji, które skutkowałyby poniesieniem sankcji prawnych, strat finansowych lub utratą reputacji.

Każdy pracownik Spółki zobowiązany jest przekazywać bezpośredniemu przełożonemu, Komisji Antykorupcyjnej lub Zespołowi ds. Etyki GAZ-SYSTEM informacje/sygnały o podejrzeniu wystąpienia zagrożeń o charakterze korupcyjnym. Zagadnienie to opisuje „Procedura przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym” oraz „Procedura ujawniania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Spółce”. Zgłoszenia można dokonywać na adres e-mail: sygnal@gaz-system.pl, wysyłając list na adres siedziby Spółki lub poprzez kontakt osobisty lub telefoniczny z członkami Komisji Antykorupcyjnej. O sposobie rozpatrywania zgłoszeń decyduje przewodniczący tej Komisji.

Spółka gwarantuje osobom zgłaszającym nieprawidłowości pełną poufność, bezpieczeństwo oraz podejmowanie wszelkich środków zapobiegających możliwym negatywnym konsekwencjom dla zgłaszającego. Podczas procedury reakcji na zgłoszenie, Spółka nie podejmuje jakichkolwiek działań zmierzających do ustalenia tożsamości zgłaszającego, a także nie wyciąga negatywnych konsekwencji wobec osób które dokonały zgłoszenia w dobrej wierze, a których informacje nie potwierdziły się w trakcie prowadzonych czynności wyjaśniających.

Jednym z obowiązków pracowników jest dbanie o reputację Spółki poprzez unikanie sytuacji, w których może dojść do powstania konfliktu interesów. Szczegółowo ten aspekt opisuje „Procedura przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym”. Pracownicy GAZ-SYSTEM zobowiązani są do wystrzegania się działań, które mogłyby skłaniać ich do korzystania z informacji poufnych lub wpływania na decyzje firmy w sposób nieuczciwy lub niezgodny z interesem Spółki. Zagadnienie to opisuje także Kodeks Etyki Spółki. Zgodnie z nim zabrania się wykorzystywania stanowisk dla osobistych korzyści oraz wpływania na warunki zatrudnienia krewnych. Zarówno pracownicy, jak i kontrahenci są zobowiązani do unikania sytuacji, które mogłyby wpłynąć na przejrzystość współpracy lub negatywnie oddziaływać na wizerunek GAZ-SYSTEM.

Zapisy odnoszące się do konfliktu interesów znajdują się także w Statucie Spółki. Dokument precyzyjnie określa warunki, które muszą być spełnione przez najwyższe kierownictwo organizacji, aby go uniknąć. Członek Zarządu GAZ-SYSTEM nie może równocześnie zajmować stanowiska w biurze poselskim lub senatorskim, ani być zatrudnionym przez partię polityczną. Ponadto zgodnie z zasadą rozdziału właścicielskiego (ang. unbundling), członek Zarządu nie może jednocześnie pełnić funkcji w innych organach przedsiębiorstwa energetycznego zajmującego się produkcją, wytwarzaniem lub obrotem energią, ani posiadać bez zgody Rady Nadzorczej akcji, udziałów lub innych tytułów uczestnictwa w wyżej wymienionych podmiotach.